Dijitalleşme bütçesini nereye harcayacağına karar vermeye çalışan işletmeler için; önce mevcut durumu çıkarıyor, sonra hangi işin hangi sırayla yapılacağını yazıyoruz.
Dijital dönüşüm danışmanlığı, bir işletmenin süreçlerini, araçlarını ve maliyetlerini inceleyip hangi işin hangi teknolojiyle ve hangi sırayla dijitalleştirileceğini belirleyen danışmanlık hizmetidir. Çıktısı; mevcut durumu gösteren bir denetim, önceliklendirilmiş bir yol haritası ve araç önerileridir.
Çoğu işletme dijitalleşme bütçesini yanlış sıradaki işlere harcıyor: altyapı hazır değilken araç alınıyor, süreç tanımlı değilken otomasyon kuruluyor. Ortaya çıkan şey daha hızlı bir operasyon değil, üst üste binmiş araçlar oluyor.
Bu yüzden işe bir şey satarak değil, envanter çıkararak başlıyoruz. Hangi araç ne işe yarıyor, hangi süreç nerede tıkanıyor, hangi maliyet neyin karşılığı — yol haritası bu tablonun üzerine kuruluyor. Teknoloji önerisi de bunun bir parçası: neyin alınması gerektiği kadar neyin alınmaması gerektiği de yazılı olarak veriliyor.
Elinizde ne kalıyor
Rehber
Dijital dönüşüm genellikle yeni bir program satın almak olarak anlaşılıyor. Oysa çoğu işletmede sorun eksik araç değil; birbirine bağlanmamış araçlar, tanımlanmamış süreçler ve yanlış sırayla yapılmış yatırımlar. Aşağıda dijital dönüşüme nasıl yaklaştığımızı ve bir dijital dönüşüm danışmanından neler beklemeniz gerektiğini anlattık.
Bir CRM programı almak, şirkete bir web sitesi yaptırmak ya da her departmana ayrı bir uygulama kurmak tek başına dijital dönüşüm değil. Dönüşüm, işin yapılış biçiminin değişmesidir: verinin bir kez girilip her yerde kullanılması, onayların beklemeden ilerlemesi, yöneticinin raporu sormadan görebilmesi.
Araç bu değişimin aracıdır, kendisi değil. Süreç tanımlanmadan alınan bir araç, mevcut karmaşayı sadece dijital bir ortama taşır.
Her danışmanlık çalışması bir envanterle başlıyor. Şirkette hangi araçlar kullanılıyor, her birine ne kadar ödeniyor, hangi süreç hangi araçta yürüyor ve nerede elle veri taşınıyor? Bu tablo çıkarıldığında çoğu zaman aynı işi yapan birden fazla araç, kimsenin kullanmadığı abonelikler ve hiçbir sistemin kapsamadığı süreçler ortaya çıkıyor.
Envanterin yanında işin bugün nasıl yürüdüğünü çiziyoruz: bir siparişin, bir teklifin ya da bir talebin şirketin içinde hangi adımlardan geçtiği, kimin elinden geçtiği ve nerede beklediği. Süreç haritası, hangi adımın dijitalleştirilebileceğini ve hangisinin önce sadeleştirilmesi gerektiğini gösteriyor.
Dijital dönüşümde sıra, tek tek işlerin kendisinden daha belirleyici. Altyapı hazır değilken otomasyon kurmak ya da süreç tanımlı değilken yazılım geliştirmek, bütçeyi geri dönmeyecek işlere harcatıyor.
Yol haritası her işi etkisine, maliyetine ve bağımlılıklarına göre sıralıyor. Elinize hangi işin ne zaman, hangi bütçeyle ve hangi sonucu hedefleyerek yapılacağını gösteren yazılı bir plan geçiyor.
Teknoloji önerisi, yol haritasının parçası. Hangi aracın işinize uyduğunu önerirken neyin alınmaması gerektiğini de yazılı olarak veriyoruz; bu ikincisi çoğu zaman daha çok kazandırıyor. Ürün satmadığımız ve hiçbir yazılım firmasının bayisi olmadığımız için önerilerimiz yalnızca işinize göre şekilleniyor.
Dijital dönüşüm yalnızca büyük şirketlerin işi değil. Küçük ve orta ölçekli işletmelerde tek bir doğru adım, örneğin müşteri takibinin tek bir yerde toplanması ya da teklif hazırlamanın otomatikleştirilmesi, ekibin haftalık saatlerini geri kazandırabiliyor.
KOBİ'lerle çalışırken yol haritasını küçük ve hızlı sonuç veren adımlarla kuruyoruz. Her adımın etkisi ölçülüyor, bir sonraki adıma o sonuca göre karar veriliyor.
Başarısız dönüşüm projelerinin çoğu teknoloji yüzünden değil, sıralama ve sahiplenme eksikliği yüzünden başarısız oluyor. En sık gördüğümüz hatalar şunlar:
Bir yol haritası ancak sonucu ölçülebildiğinde işe yarar. Bu yüzden her adım için baştan bir ölçüt belirliyoruz: bir teklifin hazırlanma süresi, bir siparişin tahsilata dönüşme süresi, elle girilen kayıt sayısı, müşteriye ilk dönüş süresi ya da araçlara ödenen aylık toplam bedel gibi.
Bu değerler adımdan önce ve sonra ölçülüyor. Böylece hangi yatırımın gerçekten kazandırdığı görülüyor ve bir sonraki adıma tahminle değil veriyle karar veriliyor.
Danışmanlık çalışması genellikle birkaç hafta sürüyor ve şu adımlardan geçiyor:
En iyi sistem bile kullanılmadığında işe yaramıyor. Dönüşüm projelerinin önemli bir kısmı, yeni aracı her gün kullanacak çalışanların sürece geç dahil edilmesi yüzünden başarısız oluyor.
Bu yüzden görüşmeleri yalnızca yöneticilerle değil, işi bizzat yapan çalışanlarla da yapıyoruz. Onların gündelik sorunları yol haritasına giriyor; yeni araçlar devreye alınırken eğitim, kısa kullanım kılavuzları ve bir geçiş dönemi planlanıyor. Değişim, kullananların işini kolaylaştırdığında kalıcı oluyor.
Araç seçimi işletmenin ihtiyacına göre değişse de dönüşüm projelerinde sık karşılaşılan alanlar şunlar:
Dijital dönüşüm bir defalık bir harcama değil; araç abonelikleri, kurulum, entegrasyon, eğitim ve bakım zamana yayılan kalemler. Yol haritasında her adımın kurulum maliyetini ve aylık giderini ayrı ayrı gösteriyor, bu maliyeti kazandıracağı zaman ve azaltacağı hatalarla karşılaştırıyoruz.
Mevcut araç envanteri çoğu zaman bütçeye kaynak da yaratıyor: kullanılmayan abonelikler, aynı işi yapan birden fazla program ve gereksiz lisanslar ilk adımda kapatılabiliyor. Böylece dönüşümün ilk adımları büyük kısmıyla mevcut harcamaların yeniden düzenlenmesiyle finanse edilebiliyor.
Kapsam
Aşağıdakilerin tamamı standart kapsamın parçası. Projeye göre ağırlıkları değişiyor, hiçbiri opsiyonel değil.
01
Mevcut araçların, süreçlerin ve maliyetlerin envanteri. Neye ne kadar ödendiği ve karşılığında ne alındığı tek tabloda.
02
Hangi işin hangi sırayla yapılacağı. Sıra, tek tek işlerin kendisinden daha belirleyici olduğu için önce bu çıkarılıyor.
03
Hangi aracın işinize uyduğu — ve neyin alınmaması gerektiği. İkincisi çoğu zaman daha çok kazandırıyor.
04
İşin bugün nasıl yürüdüğünün çıkarılması ve hangi adımın dijitalleştirilebileceğinin belirlenmesi.
05
Tekrar eden işlerin tespiti ve hangisinin otomasyona değdiğinin ölçülmesi.
06
Yol haritası uygulanırken devam eden destek; kararlar alınırken yanınızda olan bir taraf.
Sık sorulanlar
Mevcut durumu gösteren bir denetim raporu, önceliklendirilmiş bir yol haritası, araç önerileri ve bir maliyet tahmini. Hepsi yazılı; uygulamayı bizimle yürütmek zorunda değilsiniz.
Hayır. Danışmanlık saatlik değil, sonuç paketi olarak fiyatlanıyor: proje bazlı bir denetim ya da aylık devam eden bir çalışma. Ne alacağınız baştan belli oluyor.
Bu durum danışmanlığın en sık karşılaştığı tablo. Envanter çıkarıldığında çoğu zaman sorunun eksik araç değil, birbirinin işini yapan fazla araç olduğu görülüyor.
Dijital dönüşüm, bir işletmenin işlerini yapış biçimini dijital araçlarla değiştirmesidir: verinin bir kez girilip her yerde kullanılması, süreçlerin beklemeden ilerlemesi ve kararların güncel veriye dayanması. Yeni bir program almak tek başına dönüşüm değildir; önce süreç, sonra araç gelir.
Denetim ve yol haritası çalışması işletmenin büyüklüğüne göre genellikle birkaç hafta sürüyor. Yol haritası uygulanırken aylık danışmanlıkla devam etmek isteğe bağlı.
Evet. Küçük ve orta ölçekli işletmelerde yol haritasını küçük, hızlı sonuç veren adımlarla kuruyoruz; örneğin müşteri takibinin tek bir yerde toplanması ya da teklif hazırlamanın otomatikleştirilmesi gibi.
Danışmanlık sırasında hiçbir yazılım firmasının bayisi olarak çalışmıyoruz; önerilerimiz yalnızca işinize göre şekilleniyor. Kendi ürünümüz Flow uygun bir seçenekse bunu da diğer seçeneklerle birlikte, açıkça belirterek değerlendiriyoruz.
İsterseniz evet: web sitesi, yazılım geliştirme ve otomasyon işlerini aynı ekip yürütebiliyor. Ama yol haritası bağımsız bir belge; uygulamayı kendi ekibinizle ya da başka bir firmayla da yürütebilirsiniz.
En çok zaman kaybettiren ve en sık tekrarlanan süreçten. Çoğu işletmede bu, müşteri ve teklif takibi, sipariş akışı ya da departmanlar arasında elle taşınan veri oluyor. Denetim, bu süreçlerden hangisinin önce ele alınması gerektiğini etkisine ve maliyetine göre gösteriyor; ilk adım genellikle küçük ama etkisi hemen görülen bir iş oluyor.
İletişim Yeni projelere açığız
Dönüşüm Danışmanlığı kapsamında ne yapmak istediğinizi anlatın; iki gün içinde bir yaklaşım, takvim ve bütçe aralığıyla dönelim.
